¿Es hora de un nuevo sistema de gestión ERP?

	Sin importar en qué negocio o industria trabaje, en determinado momento, alguien preguntará: “¿es hora de cambiar nuestro ERP, o debemos continuar con el sistema actual?” No es una pregunta fácil de responder. Si decide conservar el sistema actual, se arriesga a quedarse atrás a nivel tecnológico y funcional. Por otra parte, si decide cambiar el ERP, deberá realizar una importante inversión, experimentará diferentes grados de interrupciones en su organización y se arriesgará al fracaso de la implementación. ¿Cuál es la respuesta correcta para su compañía? A continuación les presentamos 5 factores de cambio.
	por Verónica Rubio Procesos de negocios. Los procesos de negocios accionados por sistemas ERP antiguos e inflexibles se vuelven restrictivos. A medida que evalúa el efecto del software ERP actual en sus procesos de negocios, debe formularse las siguientes preguntas: Los procesos de negocios actuales, ¿reducen la eficiencia y productividad? ¿Están implementados de forma tal que compensan las ineficiencias en el sistema ERP? ¿Fueron impuestos por el sistema debido a una falta de funcionalidad? Los requerimientos de su negocio, ¿cambiaron con los años y esto hizo que los motivos por los cuales eligió el sistema actual ya no sean válidos? ¿Los usuarios crearon muchos sistemas de código de barras y soluciones intermedias fuera de ERP? Tecnología de sistemas. La tecnología queda desactualizada, lo cual dificulta la integración y provoca la pérdida de ventajas tecnológicas estratégicas. A medida que evalúa el impacto de la tecnología en la organización, debería considerar las siguientes preguntas: ¿La tecnología que utiliza es un activo para su compañía? ¿Qué problemas de integración tiene en la actualidad? ¿Se pueden resolver con una única solución de ERP? ¿Cuáles son las capacidades de su personal de IT? ¿Están dispuestos a cambiar por una nueva tecnología? ¿Qué otros recursos de soporte están disponibles para la tecnología que utiliza (o está considerando)? ¿Personalizó tanto su software que quedó fuera de la ruta de actualización y no cuenta con soporte para su versión del software? Proveedor de software. Los cambios en el proveedor de software, tales como adquisiciones o fusiones, afectan directamente las capacidades del software y su rumbo futuro. Las actualizaciones de las funcionalidades y la tecnología ¿fueron útiles para su organización? La implementación de las actualizaciones ¿insume muchos recursos, tiempo y dinero? ¿En qué medida el proveedor le ha ofrecido un buen soporte? El software del proveedor ¿es estable a nivel financiero? ¿Existen riesgos de adquisición? ¿Cuáles son los antecedentes del software? ¿Fue adquirido en múltiples ocasiones? Las ventas del proveedor, ¿mantienen un buen impulso o éste simplemente soporta los clientes más antiguos? ¿Se siente cómodo trabajando con este proveedor de software? ¿Es compatible con su compañía a nivel cultural? Creación de informes. Los sistemas más antiguos, a menudo, están llenos de información que resulta inaccesible sin dedicar una cantidad considerable de tiempo, energía y esfuerzo. A medida que evalúa el impacto de la creación de informes en su sistema ERP y su organización, debe formularse las siguientes preguntas: ¿Obtiene los informes que necesita para administrar su negocio? ¿Cómo se ejecutan las consultas ad hoc? ¿Es necesario que IT brinde soporte o los usuarios pueden ejecutar sus propios informes? ¿Qué se necesita para obtener sus informes? ¿Existe gran cantidad de trabajo detrás de escena para reunir la información necesaria? ¿Los informes se retrasan debido a limitaciones del sistema? ¿Obtiene informes gráficos que le permiten identificar, rápidamente, tendencias y varianzas? ¿En qué medida es fácil exportar los datos hacia herramientas externas como Excel? Costo total de propiedad. El costo total de propiedad del sistema actual justifica el costo de adquirir un nuevo sistema ERP. El costo total de propiedad (TCO, Total Cost of Ownership) es la acumulación de todos los costos, no sólo los de software o los de IT, relacionados con lograr que el sistema cumpla con su objetivo. Muchas organizaciones no tienen idea cuáles son los costos totales para operar un sistema porque sólo un pequeño grupo son costos “duros” cuantificables. Los costos duros, tales como los honorarios de licencias de software y honorarios de mantenimiento, se pueden definir fácilmente y son de rápido acceso. Los costos blandos no son visibles rápidamente, pero cuestan a la organización en función de la productividad y el tiempo. En realidad, si sólo se observaran los costos duros, en general, un nuevo sistema ERP parecerá ser la opción más costosa. No obstante, a medida que evalúa el costo total de su sistema, contabilizando los costos duros y blandos, podrá descubrir que se justifica un nuevo sistema por las ganancias de productividad, el ahorro de tiempo y la mayor cantidad de oportunidades de ingresos que ofrece el nuevo sistema. En cierto momento, todas las empresas deben ponderar los costos y beneficios de retener un sistema ERP antiguo o seleccionar e implementar uno nuevo. Si bien corren sobre tecnología más antigua, los sistemas en uso ofrecen a las compañías cierto nivel de comodidad que, probablemente, redunde en la pérdida de mayor funcionalidad y tecnología relevantes. Conclusiones Los sistemas ERP más antiguos planteaban muchos desafíos para las organizaciones. A menudo, los procesos de negocios ineficientes son dirigidos por estos sistemas y complementados por soluciones intermedias creadas por usuarios ingeniosos para maximizar la productividad personal. La tecnología se ve afectada por problemas de integración, disponibilidad de recursos de soporte y personalizaciones que no permiten actualizaciones para optimizar las funcionalidades y la tecnología. Las fusiones y adquisiciones modificaron las relaciones de los proveedores de software con sus clientes. La creación de informes no ofrece información oportuna a los decisores. Por último, el costo total de procesos ineficientes y mantenimiento de un software antiguo podría justificar el costo de implantación de un nuevo sistema para mejorar la eficiencia, atención al cliente y generación de ingresos. Estos factores son responsables de que muchas organizaciones cambiaran sus sistemas ERP. Pero la respuesta correcta para su organización surgirá de los desafíos específicos que enfrenta. A medida que descubra los motivos por los cuales otras organizaciones cambiaron sus sistemas ERP, podrá evaluar si es el momento correcto para aprovechar las capacidades del software ERP moderno. Verónica Rubio – Axxon Consulting www.axxonconsulting.com